Schulwebsite-Projekt erstellen: Ablauf in 5 Schritten (inklusive Schulung & Übergabe)

Eine Schulwebsite ist kein „Design-Projekt“, das nach dem Launch fertig ist. Sie ist ein Arbeitswerkzeug: Eltern suchen Termine und Dokumente, Schüler*innen brauchen aktuelle Infos, das Kollegium möchte Inhalte schnell pflegen können – und häufig wechseln Zuständigkeiten. Genau deshalb ist ein klarer, planbarer Ablauf entscheidend.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie ein Schulwebsite-Projekt bei uns typischerweise abläuft – in fünf Schritten, mit klaren Ergebnissen pro Phase und einem Schwerpunkt auf Schulung, damit Ihre Schule die Website anschließend eigenständig und sicher pflegen kann.

Schritt 1: Kickoff & Zielklärung (Planungssicherheit ab Tag 1)

Am Anfang steht ein strukturiertes Kickoff-Gespräch. Hier geht es nicht um „schöne Ideen“, sondern um Klarheit:

Wer sind die wichtigsten Zielgruppen (Eltern, Schüler*innen, Kollegium, externe Partner)?
Welche Inhalte müssen schnell auffindbar sein (Termine, Ansprechpartner, Downloads, Krankmeldung, Aktuelles)?
Welche Funktionen werden wirklich benötigt (Kalender, Formulare, geschützte Bereiche)?
Wer ist in der Schule zuständig (Website-Team, Sekretariat, Schulleitung, Admin)?
Wie läuft die Freigabe (wer darf veröffentlichen, wer prüft)?

Ergebnis aus Schritt 1:

Sie erhalten einen konkreten Projektfahrplan und eine kurze Liste der benötigten Inhalte (inkl. Verantwortlichkeiten). So vermeiden Sie Rückfragen-Schleifen und wissen früh, was wann gebraucht wird.

Schritt 2: Struktur & Navigation (damit alles schnell gefunden wird)

Viele Schulwebsites scheitern nicht an Technik – sondern an einer unklaren Struktur. Wenn Informationen nicht schnell gefunden werden, kommen E-Mails, Anrufe und Missverständnisse.

In diesem Schritt entwickeln wir:

eine Sitemap (Seitenstruktur)
eine Menülogik, die sich an typischen Schulfragen orientiert
klare Seitentypen (z. B. „News“, „Download-Seite“, „AG-Seite“, „Kontakt/Ansprechpartner“)

Praxisprinzip:

Wichtige Informationen müssen in wenigen Klicks erreichbar sein. Dazu gehören meist: Termine, Krankmeldung, Downloads, Ansprechpersonen, Schulprofil und Aktuelles.

Ergebnis aus Schritt 2:

Sie erhalten eine freigegebene Struktur, die sich im Schulalltag bewährt – und die später auch neue Kolleg*innen ohne Einarbeitungs-Marathon verstehen.

Schritt 3: Design & Vorlagen (einheitlich, pflegbar, langfristig stabil)

Schulen brauchen ein Design, das seriös wirkt und gleichzeitig praktisch bleibt. Der entscheidende Punkt ist jedoch: Die Website muss einheitlich bleiben, auch wenn mehrere Personen Inhalte pflegen.

Darum erstellen wir nicht nur „eine Startseite“, sondern Vorlagen, die Ihr Team später wiederverwenden kann – zum Beispiel:

News-/Beitragslayout
Seitenlayout für „Profil / Leitbild / Konzepte“
Downloadseite (mit sauberer Dokumentenliste)
Team-/Kontaktseite
AG-/Projektseiten

Wenn Sie WordPress mit Divi nutzen, werden diese Vorlagen so aufgebaut, dass Anpassungen möglich sind, ohne dass sich die Seite „auseinanderzieht“.

Ergebnis aus Schritt 3:

Ein klares visuelles System plus wiederverwendbare Layouts, mit denen Ihre Schule Inhalte schneller und sauberer veröffentlicht.

Schritt 4: Umsetzung & Inhalte (Technik, Funktionen, Migration – sauber und nachvollziehbar)

Jetzt wird es konkret: Die Website wird technisch umgesetzt, Funktionen werden eingerichtet und Inhalte werden übernommen oder neu aufgebaut.

Typische Bestandteile:

WordPress-Grundsystem, Theme-Setup, sinnvolle Basis-Konfiguration
Einrichtung der Kernfunktionen (z. B. Kalender, Formulare, geschützte Bereiche)
Übernahme vorhandener Inhalte (bei Relaunch/Migration)
Optimierung von Medien (Bilder, Dokumente) für Ladezeit und Ordnung

Wichtig ist uns hier eine realistische Inhaltsstrategie: Nicht jeder alte Inhalt muss 1:1 übernommen werden. Oft ist es sinnvoll, Inhalte zu bündeln, zu kürzen oder auf eine klarere Struktur umzubauen. Das spart Pflegeaufwand und erhöht die Verständlichkeit.

Ergebnis aus Schritt 4:

Eine funktionsfähige Website im neuen System – mit sauber aufgebauten Seiten, sinnvollen Inhalten und stabiler technischer Basis.

Schritt 5: Schulung, Übergabe & Go-live (damit Ihre Schule unabhängig bleibt)

Dieser Schritt macht den entscheidenden Unterschied: Die Website soll nicht nur online gehen – sie soll danach ohne externe Dauerabhängigkeit gepflegt werden können.

In der Schulung zeigen wir Ihrem Website-Team praxisnah:

Beiträge und Seiten richtig anlegen und aktualisieren
Medien sinnvoll nutzen (Bilder, PDFs, Dateinamen, Größen)
Downloads sauber organisieren
Kalender/Termine pflegen (inkl. Kategorien und Verantwortlichkeiten)
Divi-Vorlagen nutzen und kleinere Anpassungen sicher durchführen
Redaktionsregeln (z. B. „Was ist News, was ist Seite?“) und Freigabeprozess

Zusätzlich erhalten Sie auf Wunsch:

eine kurze Checkliste
eine Dokumentation, die bei Personalwechseln hilft
kurze Micro-Anleitungen für die häufigsten Handgriffe

Ergebnis aus Schritt 5:

Ihre Schule kann Inhalte eigenständig veröffentlichen – klar, einheitlich und ohne unnötige technische Hürden.

Optional: Support als Sicherheitsnetz (wenn Sie Rückhalt möchten)

Viele Schulen möchten nach dem Launch einen verlässlichen Ansprechpartner „in der zweiten Reihe“. Das ist sinnvoll – und bleibt bei uns bewusst optional.

Typische Optionen:

Wartung/Updates/Backups (technische Stabilität)
Supportkontingent für Fragen oder komplexere Anpassungen
punktuelle redaktionelle Unterstützung in Peak-Phasen (z. B. Einschulung, Personalwechsel)

So bleibt die Verantwortung für die Inhalte bei Ihrer Schule – und Sie haben trotzdem Rückhalt, wenn es nötig ist.

Checkliste: Was Sie intern vorbereiten können

Wenn Sie ein Projekt starten möchten, helfen diese Punkte:

Benennen Sie ein kleines Website-Team (2–4 Personen reichen oft)
Sammeln Sie die wichtigsten Inhalte: Termine, Ansprechpartner, Konzepte, Downloads
Klären Sie, wer veröffentlichen darf und wer freigibt
Entscheiden Sie, welche Funktionen Sie wirklich brauchen (Kalender, Formulare, geschützte Bereiche)

Fazit

Ein Schulwebsite-Projekt gelingt dann, wenn es planbar ist und die Website anschließend im Alltag tragfähig bleibt. Mit einem klaren 5-Schritte-Ablauf, wiederverwendbaren Vorlagen und einer praxisnahen Schulung schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Ihre Website langfristig aktuell bleibt – auch wenn Zuständigkeiten wechseln.

Schulwebsite-Projekt erstellen: Ablauf in 5 Schritten (inkl. Schulung)